Por qué el éxito de un proyecto empieza dentro del equipo

«La comunicación no consiste únicamente en transmitir información, sino en entender lo que me dicen y esforzarme por hacerme entender»

Carmen Valdivieso, jefa de equipo Dynamics BC/NAV en Aitana. Foto: cortesía.

Cuando hablamos del éxito de un proyecto es habitual pensar que el factor clave ha sido la tecnología, los procesos o incluso la buena relación con el cliente. Pero con los años he aprendido que, antes que cualquier tecnología o metodología, lo que realmente marca la diferencia es algo más sencillo y, a la vez, más difícil de conseguir.

Para explicarlo quiero utilizar algo tan cotidiano como cocinar. Imagínate que varios amigos o familiares os habéis juntado para preparar algo juntos. Si todos os comunicáis y estáis sincronizados para que el cocinado fluya, el plato final tiene todas las papeletas para que salga bien.

Pongamos que el que está preparando la salsa cambia un ingrediente sin decir nada. Nadie podrá ajustar su tarea a este nuevo ingrediente y el plato final será muy distinto de la idea que todos habíais acordado. En cambio, si se coordina bien el equipo y, por ejemplo, quien está vigilando el horno avisa de que va a necesitar más tiempo, los demás podrán ajustar los tiempos de sus respectivas tareas, ponerse con otra o ayudar a alguien que necesite apoyo. Todo se ajustará para llegar al objetivo final común.

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Quien se encarga de una tarea tiene que hablar con los responsables de las otras porque estas están conectadas entre sí. Cuando algo falla en cada una de esas conexiones empiezan los errores: se quema algo, nos quedamos cortos de algún ingrediente o dos personas se ponen a hacer lo mismo sin saberlo.

En un equipo que trabaja para sacar un proyecto tecnológico adelante ocurre exactamente lo mismo. Todos estamos ahí para conseguir un mismo objetivo y, por eso, me gusta hacer hincapié en que no está por un lado la empresa y por otro el cliente. Ambos somos un mismo equipo que trabaja para sacar un mismo proyecto adelante.

Basta que una parte no esté alineada, o que la comunicación no fluya, para que empiecen a surgir problemas. Aquí ya no se nos quema nada, pero las tareas se empiezan a duplicar, hay malentendidos o la información llega tarde y el resto de tareas tienen que hacerse a contrarreloj. ¿Cuántos hilos de 300 correos se podrían haber resuelto con una llamada de 2 minutos?

Ahora bien, nada de eso tiene que ver con la capacidad técnica del equipo, sino con la comunicación, alineación y claridad. Y la solución es tan sencilla como que cada uno ponga de su parte.

La cohesión nunca la podremos improvisar. La comunicación no consiste únicamente en transmitir información, sino en entender lo que me dicen y esforzarme por hacerme entender. Y la conexión entre las personas es lo que convertirá un conjunto de tareas en un proyecto que funciona.

Por eso estoy convencida de que el éxito no empieza cuando diseñamos un proceso ni cuando abrimos el entorno de pruebas. Empieza antes, en las personas y en cómo trabajan para entenderse, alinearse y comunicarse.

Porque solo cuando todas las partes del equipo están sincronizadas, el proyecto fluye.