ERP desactualizados y brechas de seguridad: los riesgos que enfrenta el CFO

Juan Pablo Plaza, Digital Finance Managing Director de Excelia, analiza los retos de los responsables financieros ante sistemas obsoletos, vulnerabilidades y la integración de la IA

Juan Pablo Plaza, Digital Finance Managing Director de Excelia. Foto: cortesía. Portal ERP España.

La actualización del ERP se ha convertido en un punto crítico para las organizaciones, especialmente para los departamentos financieros. Juan Pablo Plaza, Digital Finance Managing Director de Excelia, consultora española especializada en transformación digital y gestión financiera, advierte de los riesgos que enfrentan los CFO cuando sus sistemas están obsoletos y no integran las últimas herramientas tecnológicas.

Plaza identifica tres señales claras de que una plataforma de gestión se ha quedado atrás. La primera, explica, aparece cuando el área financiera empieza a tener “problemas de integración con otras aplicaciones de la compañía que impiden una gestión fluida”, incluso más allá del ámbito puramente financiero. Señala que el desfase tecnológico se evidencia cuando el ERP y las nuevas herramientas utilizan una “terminología diferente”, y que la imposibilidad de conectarse vía API con aplicaciones de terceros constituye un problema directo.

El segundo indicador está ligado a la falta de actualización en materia de seguridad. El directivo de Excelia destaca que muchas organizaciones descubren vulnerabilidades en su sistema central porque este “no se encuentra actualizado en términos de seguridad, dejando expuesta la información crítica de la compañía”, pese a ser productos de proveedores de primer nivel. Advierte además que “el CFO se está convirtiendo de forma continuada en la diana de los ataques que se producen por suplantación de identidad y fraudes financieros”, un riesgo directo para la gestión de presupuestos y tesorería.

Te puede interesar: Los 10 aliados tecnológicos clave para el CFO del futuro, según Excelia

La tercera señal tiene que ver con la experiencia de usuario ante la incorporación de nuevos profesionales al área financiera. Estos perfiles esperan trabajar “en cualquier sitio y desde cualquier dispositivo, con aplicaciones que sean realmente sencillas y ágiles”, algo que muchos ERP antiguos no pueden ofrecer. Para Plaza, estos tres elementos —integración, seguridad y usabilidad— trazan una línea clara entre un sistema vigente y uno obsoleto.

Más allá de la operación diaria, considera que el ERP ha adquirido un papel estratégico como repositorio de datos. Afirma que la información generada desde la entrada de materias primas hasta el cobro final puede transformarse en conocimiento útil para apoyar decisiones financieras y de otras áreas de la compañía. “El ERP aglutina la información de todos los procesos de la compañía y, trabajada adecuadamente, se transforma de datos en conocimiento que facilita la toma de decisiones estratégicas”, asegura.

Respecto al aliado tecnológico más transformador, Plaza destaca sin duda “el uso de la IA como motor de transformación para la función financiera”. Explica que los principales fabricantes ya incorporan agentes capaces de responder en lenguaje natural, reduciendo tiempos y evitando la dependencia constante de terceros para generar informes o ejecutar procesos contables repetitivos. Asegura que descartaría cualquier ERP que no integre una IA “embebida de manera natural en la operativa diaria”.

En paralelo, subraya que la seguridad sigue siendo prioritaria: “Lo que preguntaría a todo el mundo que tiene un ERP es: en qué versión se encuentras y hasta qué punto está convencido de que todas las brechas de seguridad, que cada día son centenares, están cubiertas”, señala. Para el directivo de Excelia, la seguridad sigue siendo un área en la que muchas compañías llegan tarde.

En términos de retorno de inversión, menciona dos áreas de impacto inmediato: la tesorería —donde la automatización permite que “el 95% de la conciliación bancaria se realice automáticamente, reduciendo tiempo y errores”— y los procesos de consolidación y planificación financiera, que aún dependen de “hojas Excel tremendas que consumen horas de trabajo de alto coste” para el director financiero. Plaza señala que estos procesos representan “un alto valor por la complejidad y el perfil de las personas que los ejecutan, por lo que digitalizarlos genera un ahorro significativo”, lo que significaría un impacto directo en costes.

Por último, destaca que la integración de datos depende tanto de la plataforma tecnológica como del partner. Antes de elegir el ERP es importante analizar cuál es el ecosistema de aplicaciones que utiliza la compañía, mientras que los proyectos de gestión del dato requieren perfiles especializados distintos a los implantadores tradicionales. “Si el proyecto de gestión del dato lo hace una compañía centrada solo en ERP, no será la compañía adecuada; este mundo requiere perfiles especializados diferentes”, advierte Plaza. En este sentido, explica que Excelia trabaja en hiperautomatización, inteligencia artificial, robotización y blockchain para abordar estos retos.

De cara a los próximos 18 meses, su recomendación es clara: si el departamento financiero no ha iniciado un proyecto que utilice IA generativa, “está perdiendo el tiempo”, al considerar que es una de las áreas donde la automatización mediante esta tecnología resulta más accesible y efectiva. “No tengo la menor duda de que si hay un departamento en el que es relativamente sencillo poder automatizar procesos con el uso de la IA, es precisamente el director financiero”, concluye.